Как составить короткое ТЗ на уборку офиса

Короткий ответ: хорошее ТЗ на уборку офиса описывает зоны, операции, частоту, время доступа, расходники и порядок приёмки. Оно должно позволять разным компаниям рассчитать один и тот же объём без догадок о словах «ежедневная» и «генеральная».

Начните с карточки объекта

Укажите адрес, общую площадь, этажи, режим работы, число сотрудников и среднее количество посетителей. Приложите план или схему зон. Отметьте парковку, пропускной режим, лифт, лестницы и возможность хранить инвентарь.

Добавьте контакт ответственного за доступ и приёмку. Если в здании действуют особые правила для подрядчиков, приложите их до запроса цены, а не после выбора исполнителя.

Разделите офис на зоны

Составьте перечень рабочих пространств, кабинетов, переговорных, входной группы, коридоров, кухонь, санузлов, складов и технических помещений. Для каждой зоны укажите площадь или количество, покрытие и проходимость.

Не объединяйте всё одной строкой. Кухня и санузел требуют другого инвентаря и частоты, входная группа зависит от сезона, а серверная может иметь ограничения по доступу и влажной обработке.

Опишите операции результатом

Вместо «поддерживать чистоту» напишите проверяемые действия: удалить пыль с доступных поверхностей, вымыть пол подходящим средством, очистить сантехнику, вынести мусор в согласованную точку, протереть стеклянные двери. Укажите исключения для документов и техники.

Разделите операции на обязательные и выполняемые по заявке. Мытьё окон, глубокая чистка пола, химчистка мебели и работы после мероприятий удобнее оценивать отдельными строками.

Назначьте периодичность

Для каждой операции задайте ритм: каждый рабочий день, несколько раз в день, еженедельно, ежемесячно, сезонно или по заявке. Не обязательно назначать одинаковую частоту всему помещению.

Например, входную зону и санузлы можно проверять чаще, чем верх шкафов. При этом формулировка должна учитывать ваш режим, а не служить универсальной нормой. После тестового периода частоту корректируют по фактическому состоянию.

Зафиксируйте расходники и оборудование

Перечислите, кто предоставляет пылесос, уборочную химию, мопы и стремянку. Отдельно укажите бумагу, мыло, пакеты и другие расходники для сотрудников: кто закупает, доставляет, хранит и контролирует остатки.

Для покрытий с требованиями добавьте ограничения производителя. Цветовая маркировка инвентаря по зонам и запрет смешивать средства помогают снизить риск переноса загрязнений и повреждений.

Опишите график и доступ

Укажите разрешённые часы, допустимый шум, процедуру пропуска, постановку и снятие с охраны, хранение ключей и действия при тревоге. Если уборка проходит при сотрудниках, определите безопасные маршруты и порядок временного закрытия мокрых участков.

Для конфиденциальных зон задайте правило: какие поверхности можно трогать, кто сопровождает клинера, как обращаться с найденными документами и куда сообщать о происшествии.

Добавьте контроль качества

Назначьте представителя заказчика и формат приёмки: ежедневный журнал, периодический обход или заявки с фотографиями. Опишите срок реакции на замечание и критерий исправления. Проверка должна ссылаться на конкретный пункт ТЗ.

Полезно выбрать контрольные зоны: вход, один санузел, кухня, переговорная. Но выборочная проверка не отменяет обязанности выполнять весь список. Исходные повреждения мебели и покрытий фиксируют до старта.

Запросите структуру цены

Попросите выделить регулярный выход или месячную ставку, стартовую уборку, периодические операции, расходники, оборудование и возможные доплаты. Укажите, как пересчитывается цена при праздниках, изменении площади или дополнительном визите.

Подробная логика есть в материале расчёт стоимости уборки офиса, а предварительный состав можно собрать в калькуляторе. Актуальные ставки подтверждайте в коммерческом предложении.

Минимальный шаблон для отправки

В одном документе последовательно разместите карточку объекта, таблицу или список зон, матрицу «операция — частота», условия доступа, материалы, приёмку и форму цены. Приложите план и фотографии зон высокой нагрузки.

Отправьте одинаковую версию нескольким подрядчикам и собирайте вопросы письменно. Если один участник предлагает изменить состав, разошлите уточнение всем — тогда ответы останутся сопоставимыми. Версию и дату документа укажите в названии, чтобы при обсуждении никто не опирался на устаревший файл. Сравнить компании можно на странице офисной уборки.